電磁的方法（電子メール）による組合運営に関する規約
第１章 制度の基準
- 〔目 的〕
- 第１条
- 本組合における電磁的方法による組合運営については、中小企業等協同組合法及び定款で定めるもののほか、この規約によるところにより行う。
- 〔電磁的方法〕
- 第２条
- 本規約において、電磁的方法とは、電子メールによる方法をいう。
- 〔総代の登録〕
- 第３条
- 本組合は、電子メールによって総代会の開催通知を受けること、総代会における議決権を電子メールによって行使すること及び議決権の行使を他の総代等に委任して行う場合の委任状の送付を、電子メールによって行うことを希望する総代の登録を行うこととする。
- 総代が本組合を脱退する場合には、本組合は当該登録を解除するものとする。
- 〔総代の電子メールアドレスの届出〕
- 第４条
- 総代は、自己の電子メールアドレス（電子署名を付すことが可能なものに限る）を本組合に届け出るものとする。
- 〔電子メールによる総代会招集通知〕
- 第５条
- 本組合から総代に対して発する電子メールによる総代会招集通知は、総代が申し出た電子メールアドレス（以下「総代電子メールアドレス」という。）に宛てて発してするものとする。
- 総代から、書面又は電子メールによって、電子メールによる総代会招集通知を受けない旨の申し出があった場合には、当該総代に対する総代会招集通知は書面を発してするものとする。
- 本組合から総代電子メールアドレスに宛てて発した電子メールによる総代会招集通知が２回連続して総代に着信しない場合には、その総代の同意は撤回されたものとし、当該総代に対する総代会招集通知は書面を発してするものとする。
- 組合から総代電子メールアドレスに宛てて発する電子メールによる総代会招集通知には、事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案、監査報告、役員改選時の立候補者、役員選任の場合の推薦された候補者等又はその要旨を添付して発するものとする。
- 〔総代会における電子メールによる議決権の行使及び代理人による議決権及び選挙権の行使〕
- 第６条
- 総代は、総代会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、本組合に備え付けられた電子計算機の電子メールアドレス（以下、「組合電子メールアドレス」という。）に宛てて、自己の電子署名を付した電子メールを総代会の前日の午後5時までに組合電子メールアドレスへ到達することとする。
- 総代が組合電子メールアドレスに宛てて発した議決権行使に係る電子メールは、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。
- 総代が代理人をもって議決権及び選挙権を行使しようとする場合には、電子署名を付した電子メールに委任状を添付し、組合電子メールアドレスに宛てて電子メールを発してするものとする。この場合、代理人も電子署名を付した電子メールを発することができる場合に限ることとする。
- 〔電子メールによる理事会の招集通知〕
- 第７条
- 本組合から理事に対して発する電子メールによる理事会招集通知は、理事が申し出た電子メールアドレス（以下、「理事電子メールアドレス」という。）に宛てて発してするものとする。
- 〔理事会における電子メールによる議決権の行使〕
- 第８条
- 理事は、理事会において、あらかじめ通知のあった事項について、電子メールにより議決権を行使しようとする場合には、組合アドレスに宛てて、自己の電子署名を付した電子メールを理事会の開会までに発してするものとする。
- 理事が組合電子メールアドレスに宛てて発した電子メールは、本組合に備え付けられた電子計算機のファイルへの記録がなされたときに到達したものとする。
付 則
